Informativa ai sensi del nuovo Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati (GDPR)
Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati
L’ Associazione Open Gates– con sede in Via Citolo da Perugia, 35 – 35138, Padova (Pd) (in questa informativa anche definita solamente “Open Gates” o “Associazione”) – è il titolare del trattamento ai sensi e per gli effetti del Regolamento UE 2016/679 (di seguito anche
“Regolamento” o “GDPR”), poiché può decidere in quale modo e per quali motivi raccogliere ed utilizzare i dati personali conferiti dall’utente e dal socio, nonché con quali strumenti trattarli e quali procedure di sicurezza attivare per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità.
Il Responsabile della Protezione dei Dati (“DPO”) è raggiungibile all’indirizzo: associazione.opengates@legalmail.it.
Finalità e basi giuridiche del trattamento
Come meglio esplicitato nelle sezioni che consentono di aderire – rilasciando i propri dati personali – ai servizi riservati agli utenti e ai soci della nostra associazione, i dati degli utenti interessati sono trattati per poter rispondere alle richieste espressamente avanzate dagli stessi.
In particolare, tutte le attività di raccolta e successivo trattamento dei dati sono finalizzate al perseguimento dei seguenti scopi:
- registrazione all’associazione, al nostro sito, alle pagine e ai gruppi presenti sui principali social network
- richiesta dei servizi forniti dall’associazione
- donazioni, eseguite in varie modalità (carta di credito, domiciliazione bancaria o altro)
- iscrizione al servizio di newsletter via email
- invio di curricula vitae (“CV”)
- richiesta generica di informazioni
Nel caso l’utente interessato sia aderente e/o intrattenga contatti regolari (tali possono essere anche le donazioni regolari o la registrazione a servizi continuativi e/o pagine personalizzate nel nostro sito web) con Open Gates o diventi anche attivista o volontario, i suoi dati potranno essere utilizzati dal Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), del Regolamento, e, per le categorie particolari di dati, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. d) del Regolamento, per attività che rientrano tra gli scopi istituzionali individuati nell’atto costitutivo o nello statuto, L’utente interessato ha sempre il diritto di opporsi a tale utilizzo dei suoi dati personali da parte dell’associazione, ai sensi dell’art. 21, par. 1,
del Regolamento.
Open Gates non utilizzerà i dati forniti per fini diversi da quelli connessi al servizio, tra quelli elencati sopra, a cui l’utente interessato ha aderito, o solo entro i limiti indicati di volta in volta nell’eventuale ulteriore informativa specifica a corredo del diverso e particolare servizio richiesto dall’utente.
Con riferimento alle attività di registrazione ai servizi, richiesta di informazioni, adesione a socio, attività di tirocinio, stage e volontariato, la base giuridica del trattamento di dati personali per tali finalità è l’art. 6.1.b) del Regolamento in quanto i trattamenti sono necessari all’erogazione dei servizi o per il riscontro di richieste dell’interessato. Il conferimento dei dati personali per queste finalità è facoltativo ma l’eventuale mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità di attivare i servizi forniti, riscontrare richieste o valutare i CV.
Con riferimento all’eventuale gestione di obblighi di legge, contabili e fiscali, esso rappresenta un trattamento legittimo di dati personali ai sensi dell’art. 6.1.c) del Regolamento. Una volta conferiti i dati personali, il trattamento è invero necessario per adempiere agli obblighi di legge a cui Open Gates è soggetta.
Ove necessario, specifiche informative di sintesi sul trattamento dei dati personali e richieste di consenso saranno progressivamente riportate o visualizzate nelle pagine del Sito predisposte per particolari servizi.
A chi facciamo trattare i dati
Per fini connessi all’erogazione del servizio a cui l’utente ha aderito, i dati potranno essere messi a disposizione di soggetti terzi, che agiranno quali autonomi titolari del trattamento erogando servizi strumentali a soddisfare la richiesta dell’utente interessato o ai quali la
comunicazione dei dati è necessaria per ottemperare a norme di legge o regolamenti.
Non saranno comunicati per altri scopi né, tanto meno, diffusi.
I dati personali saranno resi disponibili a persone espressamente autorizzate da Open Gates – e all’uopo nominate incaricate del trattamento, che svolgono attività di trattamento indispensabili per il perseguimento delle finalità sopra indicate; le categorie dei soggetti incaricati sono quelle degli addetti all’amministrazione, alla comunicazione, alla contabilità, alla consulenza legale, alla manutenzione tecnica dei sistemi informativi, all’advocacy, ai rapporti con donatori effettivi e potenziali, agli organizzatori di campagne informative sui nostri progetti e della cosiddetta “pubblicità sociale” a supporto delle nostre iniziative umanitarie, alla gestione dei volontari e dei soci, alla gestione dei servizi offerti, a seconda della specifica richiesta inoltrata dall’utente interessato all’associazione.
I dati potranno essere trasferiti anche in paesi dell’Unione Europea o verso altri paesi che la Commissione Europea dichiara garantiscono un livello di protezione adeguato o con i quali il Titolare ha sottoscritto clausole modello fornite dalla Commissione con decisione del 5 febbraio 2010, o che comunque hanno ottenuto la certificazione in base alle previsioni del Privacy Shield per i trasferimenti di dati tra UE e USA.
L’elenco aggiornato dei responsabili è disponibile a semplice richiesta all’indirizzo di posta elettronica del Titolare.
Come trattiamo i dati
Tutti i trattamenti effettuati nell’ambito di questa associazione saranno realizzati con strumenti elettronici o telematici, ma potrebbero essere trattati anche con strumenti cartacei/manuali.I dati saranno trattati con logiche correlate alle finalità per le quali i dati sono stati raccolti e nel rispetto delle vigenti norme di sicurezza, per le finalità suindicate o specificate di volta in volta nelle ulteriori eventuali informative presentate all’utente.
Tipi di dati trattati e facoltatività del conferimento
La modulistica da compilare per l’accesso all’associazione e ai suoi servizi prevede sia dati che, sono strettamente necessari per aderire a quanto di interesse e la cui mancata indicazione non consente di dar corso alla richiesta, sia dati di conferimento facoltativo che non sono strettamente necessari per dar corso alla richiesta.
Dati di navigazione e Cookies
Il sito di Open Gates, attualmente ospitato all’indirizzo web opengates.info è attualmente ospitato nei server di OVH s.r.l. che risulta quindi “Incaricato del trattamento dei dati” (https://www.ovh.it/protezione-dati-personali/gdpr.xml ).
I servizi svolti dall’associazione utilizzano le piattaforme gratuite messe a disposizione da Google. In questo caso le piattaforme utilizzate sono rese accessibili allo staff mediante password costantemente aggiornate. (https://www.google.com/intl/it/cloud/security/gdpr/ ).
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del nostro sito web e delle piattaforme Google acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.
In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.)
ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.
Il nostro sito web utilizza cookies tecnici per personalizzare e facilitare l’esperienza di navigazione degli utenti. I cookies utilizzabili dal nostro sito e da quelli collegati saranno distinti nelle due tipologie individuate dal Garante per la protezione dei dati con Provvedimento generale cd. Provvedimento “Cookies” del 3 giugno 2014, di cui segue le prescrizioni in termini di informativa e necessità/modalità di raccolta del consenso.
Sulla base del citato provvedimento del Garante il sito utilizza attualmente: “Cookies tecnici”, cioè strettamente necessari al funzionamento del sito o all’erogazione di un servizio esplicitamente richiesto dall’utente.
Questa categoria di cookies include gli analytics impiegati per raccogliere informazioni, in forma aggregata, sul numero degli utenti e su come questi visitano il sito stesso. Per l’utilizzo di questa tipologia di cookies, non è richiesto il consenso dell’utente, salvo che questi espressamente lo neghi per uno o per tutti i cookies tecnici.
Si informa l’utente che non autorizzare i cookie tecnici potrebbe comportare l’impossibilità di utilizzare il Sito, visionare i suoi contenuti ed usufruire dei relativi servizi.
Questi dati non vengono utilizzati dall’associazione per l’erogazione dei servizi.
Dati forniti volontariamente dall’utente I dati personali normalmente richiesti per l’utilizzo dei servizi dell’associazione sono anagrafici, di contatto e relativi a strumenti e coordinate
di pagamento. L’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi indicati sul nostro sito e sui siti collegati o la compilazione di moduli elettronici di contatto comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva. Specifiche informative di sintesi verranno progressivamente riportate o visualizzate nelle pagine del sito predisposte per particolari servizi a richiesta. Normalmente non vengono trattati dati sensibili ex art. 9 del Regolamento (in caso di trattamento di dati sensibili per determinati servizi verrà rilasciata un’apposita informativa e richiesto lo specifico consenso all’utente interessato).
Conservazione dei dati
I dati personali trattati per le finalità sopra riportate saranno conservati per il tempo necessario a raggiungere quelle stesse finalità rispettando il principio di minimizzazione di cui all’articolo 5, comma 1, lettera c) del GDPR.
In ogni caso, trattandosi di trattamenti svolti per la fornitura di servizi, Open Gates tratterà i dati personali fino al tempo permesso dalla normativa Italiana a tutela dei propri interessi (art. 2946 c.c. e ss.). Per quanto riguarda i CV trasmessi ai nostri indirizzi e-mail i dati
personali saranno conservati fintanto che la posizione per cui si è inviato il CV è disponibile o, in caso di candidatura spontanea, fino ad un 1 anno. E’ fatta salva la possibilità per Open Gates di ricontattare il candidato poco prima della scadenza indicata per richiedere un
estensione di tale periodo di conservazione.
Maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati e ai criteri utilizzati per determinare tale periodo possono essere richieste scrivendo a Open Gates all’indirizzo di posta elettronica indicato.
Diritti degli utenti interessati
Ai sensi degli articoli 15 e seguenti del Regolamento, l’interessato ha il diritto di chiedere a Open Gates, in qualunque momento, l’accesso ai suoi dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento, ha diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento, di revocare il consenso prestato ex art. 7 del GDPR in qualsiasi momento; di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che lo riguardano, nei casi previsti dall’art. 20 del Regolamento; nonché di proporre reclamo all’autorità di controllo competente ex articolo 77 del GDPR (Garante per la Protezione dei Dati Personali) ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore.
Per esercitare i diritti di cui sopra, le richieste vanno rivolte all’indirizzo fisico dell’associazione e o per email all’indirizzo associazione.opengates@legalmail.it
L’interessato ha la possibilità di formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei suoi dati ex articolo 21 del GDPR nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione: il Titolare si riserva di valutare tale istanza, che non verrebbe accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sugli interessi, diritti e libertà dell’interessato.
Ultimo aggiornamento Giugno 2022